Privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten for Rødovre Skøjte og Ishockey Klub

RSIK forpligtiger sig til at efterleve EU’s persondataforordning (GDPR) af 25. maj 2018.

Det er RSIK’s intentioner at behandle alle personoplysninger, der omfatter alle oplysninger, der kan henføres til en bestemt person med respekt og stor omtanke.

Vi behandler personfølsomme oplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

RSIK er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Helle Dick, bestyrelsesmedlem
Adresse: Rødovre Parkvej 425, 2610 Rødovre
CVR: 28846118
Mail: rsik@rsik.dk
Website: www.rsik.dk

Behandling af personoplysninger

1. Medlemsoplysninger

Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• Vi opbevarer ingen af disse data

2. Oplysninger om ledere, trænere og ansatte

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, fx oplysninger om klubskifte, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Dansk Ishockey Union herunder SportsAdmin
• Videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til idrætsorganisationer
• Opbevaring af almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse
• Behandling af forældreoplysninger for børn og unge under 18 år
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.

Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er at barnet er fyldt 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

• Oplysninger om deltagelse og resultater videregives til relevante idrætsorganisationer
• Oplysninger om ledere og trænere videregives i relevant omfang
• Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer:

• Opbevares i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse
• Fakturaer opbevares i 5 år jf. bogføringsloven

Ulønnede ledere og trænere:

• Opbevares i op til 1 år efter ophør af virket

Lønnede ledere og trænere:

• Lønbilag gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
• Oplysninger med historisk værdi bevares til statistik og lignende

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden.

Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Rødovre den 3. januar 2025

GDPR - Privatlivspolitik